Personvernerklæring for IVLIS

1. Hvem er ansvarlig for behandlingen?

[Navn på behandlingsansvarlig virksomhet], organisasjonsnummer [000 000 000], [postadresse], er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i IVLIS. Behandlingsansvarlig bestemmer formålet med behandlingen og hvilke midler som skal brukes.

Grensesnitt utvikler og drifter IVLIS på vegne av behandlingsansvarlig, og er databehandler. Det er inngått databehandleravtale i tråd med personvernforordningen artikkel 28.

Henvendelser om personvern, innsyn og sletting kan rettes til post@grensesnitt.no.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

IVLIS er et verktøy for å planlegge, gjennomføre og dokumentere individuell veiledning av leger i spesialisering (ALIS). Vi behandler bare de opplysningene som trengs for dette.

Konto- og kontaktopplysninger

• Fornavn og etternavn
• E-postadresse
• Passord, som bare lagres som en kryptografisk hash
• Rolle i IVLIS (ALIS, individuell veileder, kommunal leder, kommunal administrator eller superadministrator)
• Hvilken kommune du er tilknyttet
• Om kontoen din er aktiv
• Koblingen mellom deg og veilederen din eller ALIS-ene dine

Profilopplysninger du legger inn selv

• Oppstartsdato og forventet dato for fullført spesialisering
• Permisjonsperioder
• Medisinsk bakgrunn, for eksempel andre spesialiteter og om du har PhD
• Veiledererfaring, for eksempel om du er spesialist i allmennmedisin, har veilederkurs eller er gruppeveileder
• Gjennomført institusjonstjeneste med eventuell dokumentasjon
• Ønsker for veiledningen
• Innstillinger i løsningen, for eksempel om du har sett velkomstveiledningen

Opplysninger om spesialiseringsløpet

• Status og progresjon på læringsmål, inkludert hvem som har evaluert og godkjent dem og når
• Veiledningssamtaler med dato, varighet, tema, refleksjoner og kommentarer
• Læringsaktiviteter som kurs, gruppeveiledning, ferdighetstrening, felleskonsultasjoner, praksisbesøk og legevakter, med dato og eventuell dokumentasjon du laster opp
• ALIS sin evaluering av veilederen sin, med skår og tilbakemelding i fritekst
• Varsler du får i løsningen

Tekniske opplysninger

• E-postadresse og IP-adresse ved mislykkede innloggingsforsøk
• Påloggingstokener som holder deg innlogget
• Tidspunkt for når opplysninger ble opprettet og endret
• Ordinære tekniske logger fra driftsmiljøet

IVLIS er ikke laget for pasientopplysninger. Ikke skriv inn opplysninger om pasienter eller andre særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel helseopplysninger, i fritekstfelt som refleksjoner, kommentarer og tilbakemeldinger.

3. Hvor kommer opplysningene fra?

• Fra deg selv, når du fyller ut profilen din og registrerer aktiviteter, samtaler og evalueringer.
• Fra kommunen din, som oppretter kontoen din og registrerer navn, e-postadresse, rolle og kommunetilknytning når du blir invitert.
• Fra veilederen din eller ALIS-en din, som registrerer veiledningssamtaler, evaluerer læringsmål og gir tilbakemeldinger som gjelder deg.
• Automatisk fra løsningen, for eksempel tidspunkter og tekniske logger.

4. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysningene dine for følgende formål og med følgende rettslige grunnlag:

Den offentlige oppgaven følger av forskrift om spesialistutdanning og spesialistgodkjenning for leger og tannleger (spesialistforskriften), som pålegger registrerte utdanningsvirksomheter å legge til rette for og dokumentere veiledning og oppnådde læringsmål for leger i spesialisering. Dersom IVLIS brukes av en privat virksomhet, er grunnlaget i stedet avtale (artikkel 6 nr. 1 bokstav b) eller berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Profilopplysningene i punkt 2 er frivillige å oppgi. Du kan når som helst endre eller fjerne dem på Min side.

5. Hvem har tilgang til opplysningene?

Tilgangen til opplysninger i IVLIS styres av rollen din, og kontrolleres på tjeneren for hver forespørsel.

• Du selv har tilgang til opplysningene om deg.
• Veilederen din har tilgang til opplysningene om spesialiseringsløpet til de ALIS-ene vedkommende er koblet til.
• ALIS kan se hvem som er veilederen sin, og det veilederen registrerer om samtaler og læringsmål.
• Kommunal leder og kommunal administrator har tilgang til brukerne i sin egen kommune, for å administrere kontoer, koble sammen veiledere og ALIS og følge opp at veiledningen gjennomføres. Kommunal leder kan også lese ALIS sin innsendte evaluering av veilederen.
• Superadministrator hos databehandler har tilgang på tvers av kommuner for å drifte løsningen og gi brukerstøtte.

6. Databehandlere og overføring til utlandet

Vi bruker følgende leverandører (databehandlere) for å levere IVLIS. Alle er bundet av databehandleravtaler og behandler opplysningene bare etter instruks fra oss.

Faginnholdet i løsningen (læringsmål, prosedyrer og samtaletips) hentes fra publiseringsverktøyet Sanity. Dette innholdet inneholder ikke personopplysninger om deg, og hentes av tjeneren vår, ikke av nettleseren din.

Der personopplysninger overføres til USA, skjer det til leverandører som er sertifisert etter EU–US Data Privacy Framework, som EU-kommisjonen har godkjent som et tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Som tilleggsgrunnlag benyttes EUs standardavtaler (SCC) etter personvernforordningen artikkel 46.

Vi selger aldri personopplysninger, og utleverer dem ikke til andre enn det som er beskrevet her, med mindre vi er pålagt det ved lov.

7. Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålene de ble samlet inn for.

8. Informasjonskapsler (cookies)

IVLIS bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for at løsningen skal fungere. Slike informasjonskapsler krever ikke samtykke etter ekomloven § 3-15. Vi bruker ingen informasjonskapsler til analyse, markedsføring eller sporing, og vi bruker ikke tredjeparts sporingsverktøy.

Begge informasjonskapslene er merket HttpOnly og Secure, slik at de ikke kan leses av skript i nettleseren og bare sendes over kryptert forbindelse. Du kan slette dem i nettleseren når som helst. Da blir du logget ut.

9. Slik sikrer vi opplysningene

• All trafikk mellom nettleseren din og IVLIS er kryptert (HTTPS).
• Passord lagres aldri i klartekst, bare som en kryptografisk hash (bcrypt).
• Tilgang styres av rollen din, og kontrolleres på tjeneren for hver forespørsel.
• Innlogging sperres midlertidig etter gjentatte mislykkede innloggingsforsøk.
• Opplastede filer lagres i et lukket lagringsområde som ikke er offentlig tilgjengelig.
• Tilgang til driftsmiljøet er begrenset til personell hos databehandler som trenger det for drift og brukerstøtte.

10. Dine rettigheter

Etter personvernforordningen har du rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg (artikkel 15)
• få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige (artikkel 16)
• få slettet opplysninger om deg (artikkel 17), se punkt 11
• få begrenset behandlingen i visse situasjoner (artikkel 18)
• få utlevert opplysningene du selv har gitt oss i et maskinlesbart format (dataportabilitet, artikkel 20)
• protestere mot behandling som bygger på allmennhetens interesse eller berettiget interesse (artikkel 21)

Mange opplysninger kan du endre selv på Min side. For andre henvendelser kontakter du oss på post@grensesnitt.no. Vi svarer så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. For å beskytte opplysningene dine kan vi be deg bekrefte identiteten din, for eksempel ved at henvendelsen sendes fra e-postadressen kontoen din er registrert med.

IVLIS tar ingen automatiserte avgjørelser om deg. Progresjonen på læringsmål beregnes ut fra det som er registrert, men evaluering og godkjenning gjøres alltid av mennesker.

11. Slik får du slettet dataene dine

Du kan når som helst be om at kontoen din og opplysningene om deg slettes fra IVLIS. Slik gjør du det:

1. Send en e-post til post@grensesnitt.no med emnet «Sletting av data i IVLIS». Send e-posten fra adressen kontoen din er registrert med, og oppgi navn og kommune.
2. Vi bekrefter at vi har mottatt henvendelsen, og ber om mer informasjon dersom vi trenger det for å være sikre på hvem du er.
3. Vi sletter kontoen din og opplysningene om deg innen 30 dager, og sender deg en bekreftelse når slettingen er gjennomført.

Noen opplysninger kan behandlingsansvarlig være forpliktet til å beholde, for eksempel der kommunen har en lovpålagt plikt til å dokumentere gjennomført spesialisering. I så fall forteller vi deg hva som beholdes, hvorfor og hvor lenge.

Opplysninger som inngår i andres dokumentasjon, for eksempel en veileders registrerte veiledningssamtaler, kan bli anonymisert i stedet for slettet, slik at de ikke lenger kan knyttes til deg.

Kommunal administrator kan deaktivere kontoen din i IVLIS. Opplysningene slettes likevel først når du ber om det, eller når lagringstiden i punkt 7 er ute.

12. Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, håper vi du tar kontakt med oss først, slik at vi kan rette opp. Du har uansett rett til å klage til Datatilsynet.

Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
www.datatilsynet.no

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen når løsningen eller regelverket endrer seg. Vesentlige endringer varsler vi om i løsningen. Datoen øverst på siden viser når erklæringen sist ble oppdatert.